Concorsi pubblici, quando l’innovazione semplifica la vita

Settembre 30, 2018 by Nessun commento

Venuto meno il blocco delle assunzioni e visto il gran numero dei pensionamenti in corso, nell’estate del 2017 l’Amministrazione del Comune di Trieste ha ravvisato l’esigenza di assumere nuovo personale.

Da sempre l’Amministrazione comunale sta cercando di spingere sul pedale dell’innovazione e della semplificazione amministrativa, anche al fine di aumentare il più possibile la trasparenza.

Così la direttrice del servizio Risorse umane Manuela Sartore, insediata da pochi mesi nell’organico del Comune di Trieste, ha deciso di stravolgere le normali procedure concorsuali avviando, per la presentazione delle domande, un iter unicamente online.

Il primo passo è stato quello di vagliare le piattaforme esistenti che potessero svolgere questo compito.

L’attenzione è stata data non solo alla qualità del software da utilizzare, ma anche alla semplicità di utilizzo al fine di agevolare, in primis, chi presentava la domanda ma anche chi poi, all’interno degli uffici, chi doveva seguirne l’iter.

La sinergia tra il servizio Risorse umane e Sistemi informativi ha permesso di evidenziare un’azienda, GAP S.r.l., che ha sviluppato un sistema completo per la presentazione delle domande, dall’invio fino alla completa gestione del back office degli uffici del Comune. Il sistema prevedeva anche e soprattutto il supporto degli utenti attraverso una chat presente nella piattaforma, dove un team di esperti rispondeva in tempo reale ai vari quesiti e perplessità di chi doveva presentare la domanda effettuando contestualmente una scrematura sulle quelle senza i requisiti necessari.

Ad ottobre del 2017 l’Amministrazione ha pubblicato sul sito web i bandi di concorso pubblicizzandoli attraverso i canali di comunicazione tradizionale ma soprattutto attraverso i canali social, dove post e tweet hanno indirizzato gli utenti direttamente sulla piattaforma web di presentazione delle domande.

Il sistema ha permesso anche a chi non era particolarmente pratico nell’uso della tecnologia, di seguire un semplicissimo iter che prevedeva la compilazione di un form web ed un sistema di autenticazione sulla base del proprio indirizzo di posta elettronica. In qualsiasi momento era possibile consultare un servizio di assistenza step by step attivo dalle 9.00 alle 21.00 festivi compresi, sia attraverso la chat interna che utilizzando un numero di telefono e parlando direttamente con un operatore.

In pochi mesi la piattaforma ha registrato 10.000 accessi, di cui il 30% da dispositivi mobili, 800 richieste di assistenza o chiarimenti tramite chiamata telefonica e 1.100 utilizzando la chat interna alla piattaforma per oltre 10.000 minuti di customer care erogati all’utente.

L’utilizzo della piattaforma poteva avvenire attraverso il pc, ma anche utilizzando un tablet o uno smatphone attivando la procedura e dando la possibilità di completarla anche nei giorni successivi a qualsiasi ora della giornata.

Tale processo ha enormemente semplificato la vita dei cittadini che, per presentare la domanda di partecipazione ai concorsi, non hanno dovuto muoversi da casa né, tanto meno, fare file allo sportello e allo stesso tempo ha permesso ai dipendenti dell’ufficio Risorse umane di bypassare tutte le classiche procedure che prevede la documentazione cartacea, ricevendo, a scadenza dei bandi, un database con le anagrafiche di tutti i partecipanti con la relativa documentazione in formato digitale.

La campagna di comunicazione sui social media ha raggiunto in poco tempo oltre 100.000 persone permettendo di promuovere i bandi di concorso in maniera capillare sia a livello locale che nazionale e fornendo un’ulteriore assistenza agli utenti.

Questa piattaforma, dopo l’adozione da parte del Comune di Trieste e gli ottimi risultati ottenuti, è ora adottata per le procedure concorsuali da altri Comuni italiani che hanno seguito la sperimentazione di Trieste.

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